A COVID-19 veio introduzir uma grande mudança na sociedade e no mundo empresarial (incluindo o seu escritório de contabilidade), obrigando à mudança de diversos comportamentos.
Se até aqui muitas empresas resistiam à digitalização e ao teletrabalho, a necessidade de distanciamento social e a obrigação de um isolamento vieram forçar a implementação destas realidades.
Várias organizações foram assim obrigadas a adotar novos métodos de trabalho de forma a gerir os vários colaboradores deslocalizados e os Contabilistas Certificados não são excepção.
Se no seu Escritório de Contabilidade ou na sua empresa este é um desafio que enfrenta diariamente, estas são algumas dicas que irão ajudar a gerir o trabalho à distância.
Escolha uma plataforma de armazenamento na nuvem
Com os seus colaboradores em vários locais físicos, é importante que garanta que todos conseguem aceder aos documentos que necessitam para trabalhar.
Para isso, deverá escolher uma cloud onde armazenar os seus dados e que deverá estar acessível a toda a equipa.
As mais conhecidas que tem à disposição são:
Garanta que os seus colaboradores conseguem digitalizar documentos
Embora a digitalização das faturas e dos documentos esteja a levar a uma redução da utilização do papel, a verdade é que um Escritório de Contabilidade lida ainda com grandes quantidades de documentos físicos.
Desta forma, é importante que garanta que os seus colaboradores têm condições de digitalizar os documentos de forma a serem processados e partilhados com toda a equipa.
Procure centralizar esta tarefa na pessoa que ficar no escritório ou garanta que os seus colaboradores têm condições para realizar este processo em teletrabalho.
Em caso de necessidade, os smartphones são hoje grandes aliados para a digitalização de documentos. Alguns modelos trazem já esta funcionalidade na aplicação de câmara, podendo ser instalada, em alternativa, a aplicação Evernote Scannable para iOS ou Adobe Scan para Android.
Use as funcionalidades de partilha de calendários
Para que a sua equipa esteja sincronizada e seja mas fácil aferir a disponibilidade dos colegas, poderá ser útil a utilização de um calendário que possa ser partilhado entre os membros da equipa.
Desta forma, sempre que for necessário marcar uma reunião ou contactar um colega, é possível saber se este está livre.
Para esta tarefa, o calendário do Outlook ou o calendário do Google podem ser duas das melhores soluções uma vez que podem integrar com o seu email.
Escolha a sua ferramenta preferencial para videoconferências
De forma a que a sua equipa possa reunir entre si ou com clientes, é importante que tenham à disposição uma ferramenta de videoconferências que permita conversar, partilhar o ecrã ou mesmo enviar ficheiros.
Com a pandemia, foram várias as plataformas adotadas e que ganharam algum relevo. As principais que tem à disposição são:
- Zoom
- Google Meet
- Skype
- Microsoft Teams
Peça o acesso ao ERP do seu cliente na nuvem
Com o Covid-19, houve uma redução das visitas a clientes, obrigando a que o apoio à gestão seja feito à distância.
De forma a facilitar o acesso aos dados, verifique se os seus clientes utilizam um ERP com acesso pela cloud.
Caso se confirme, peça um login para o seu Escritório de Contabilidade de forma a que todo o processo de interligação com o cliente seja mais rápido e eficiente.
Defina as tarefas de cada colaborador com objetivos e prazos
Depois de definir as ferramentas que irá necessitar e de alinhar os processos para esta nova realidade de teletrabalho, é importante trabalhar na organização da sua equipa.
Defina as tarefas que cada colaborador irá realizar e estipule objetivos e prazos. Desta forma, ser-lhe-á possível organizar o seu trabalho para cumprir com as datas e metas acordadas.
Reúna com a sua equipa para um ponto de situação
Com uma maior distância entre os elementos da equipa, podem surgir diversos obstáculos que dificultem ou impeçam a realização de determinada tarefa.
É importante que organize reuniões regulares com a equipa, de forma a perceber se algum colaborador necessita de apoio, se as tarefas estão a ser cumpridas e para fazer um ponto de situação dos novos trabalhos que se avizinham.
Esteja atento aos níveis de stress da sua equipa
Com estas mudanças impostas pela pandemia, existem muitas pessoas que podem apresentar alguma dificuldade na adaptação às várias alterações no modo de trabalho.
Desta forma, é importante que esteja atento aos seus colaboradores e que gira o nível de stress que este período pode estar a causar. De forma a aprofundar este tema, reveja a apresentação feita pelo José Soares no Accounting Summit 2020.
Os tempos que atravessamos são de adaptação para as empresas e para os seus colaboradores, sendo assim importante uma correto acompanhamento e gestão do seu Escritório de Contabilidade nestes tempos de teletrabalho.
Sobre o autor
Daniel Santos | Communication Specialist
A Tecnologia e a Contabilidade são as minhas grandes paixões. Cresci na era em que o mundo me entrava pela ponta dos dedos e deixei-me fascinar pelas potencialidades da tecnologia. A isso juntei o meu gosto pelos números e a curiosidade pela Contabilidade, resultando num casamento perfeito. A formação em Tecnologias da Comunicação abriu-me ainda mais os horizontes e desde então não há novidade que me escape à análise crítica.
Nos meus artigos irá encontrar as novidades mais relevantes do mundo do setor da contabilidade e tecnológico, sempre pinceladas com uma dose analítica própria de quem vive para partilhar conhecimento.
