A digitalização pressupõe o recurso à tecnologia para desmaterializar processos de negócio. Isto é, transferir para sistemas de informação a função de executar operações minuciosas, repetitivas e muito sujeitas a erro. E se há setor onde se vislumbra um enorme potencial de digitalização, esse setor é o da contabilidade. É por esta razão que, cada vez, mais, se fala do conceito de Contabilidade Digital.
A diferença da contabilidade digital e tradicional
Vejamos a quantidade colossal de documentos que um Contabilista tem que registar, validar e reconciliar mensalmente. São horas e horas dedicadas a uma tarefa que não traz qualquer valor acrescentado. São operações repetitivas, rotineiras e muito sujeitas a erro humano. Esta era a realidade da chamada contabilidade tradicional.
Colocar sistemas a executar essas operações parece algo evidente nos dias que correm. A execução é incomensuravelmente mais rápida, não há margem para erros e os profissionais têm mais tempo para se dedicar, efetivamente, a ações mais criativas e estratégicas, relacionadas com a análise e interpretação da informação.
Um serviço de contabilidade digital é, assim, aquele que está suportado em soluções tecnológicas para comunicar, conectar-se e interagir com os seus clientes, executando operações de forma automatizada e integrada.
Contabilidade Digital: integração entre sistemas
Colocar sistemas a comunicar entre si é a peça fundamental e o grande alicerce de qualquer estratégia de digitalização de processos de negócio. É dessa integração entre sistemas que nasce a era da conectividade, uma nova era em que a capacidade de estar ligado é quase ilimitada.
Se os sistemas estiverem integrados e bem parametrizados, bastará introduzir a informação no sistema uma única vez e esta seguirá o fluxo desenhado, circulando entre plataformas, sistemas ou aplicações, com a grande vantagem de manter sempre os dados inalterados.
É esta agilidade, fluidez, rapidez e rigor que a contabilidade digital oferece. Hoje há aplicações que permitem integrar no sistema de gestão do Escritório de Contabilidade os documentos de compras e vendas processados pelas empresas suas clientes, sem qualquer trabalho manual. É tudo feito automaticamente, basta apenas validá-los. Já imaginou o quanto esta integração simplifica o dia a dia nos Escritório de Contabilidade?
Vantagens da Contabilidade Digital
A nova geração de gestores procura serviços mais ágeis, mais modernos e especializados em consultoria de gestão.
A integração automática de dados é a chave para a grande revolução que o setor da prestação de serviços de contabilidade atravessa atualmente. É ela que permite transformar a rotina diária de um Contabilista, levando mais eficiência aos processos, rapidez de operacionalização e rigor aos dados. É através dela que é possível gerir muitos mais clientes, com muito menos esforço.
A utilização de um sistema que integre os dados traz vantagens muito claras, das quais se destacam:
Mais produtividade
Receber um monte de faturas e recibos em papel de cada um dos seus clientes, organizá-los, registá-los e lançá-los manualmente é um cenário cada vez mais ultrapassado. Com a tecnologia hoje existente, é muito fácil integrar automaticamente os documentos do e-fatura e do SAF-T (PT), ou então aceder ao sistema dos seus clientes e aí consultar os dados necessários para proceder ao respetivo tratamento contabilístico. A integração entre sistemas e as tecnologias colaborativas eliminam o trabalho de lançamento e reconciliação manual de documentos, aumentando exponencialmente a produtividade da equipa.
Mais agilidade
A tecnologia gera uma facilidade de acesso à informação como nunca antes vista. Com alguns cliques é possível aceder aos documentos. Não é necessário perder tempo a procurar entre pastas de arquivo. Está tudo registado no sistema, para que o trabalho seja ágil e eficiente. A entrega da informação aos clientes e às entidades oficiais ocorre em tempo útil e ainda resta tempo para dedicar à análise dos dados.
Melhor organização
O fecho de mês é, regra geral, uma correria. E como bons portugueses, os clientes enviam os documentos em cima da hora, obrigando a equipa a um enorme desgaste sempre que um mês está a chegar ao fim. Com a integração da informação, nada disso é necessário. Os documentos são integrados automaticamente à medida que são gerados pelo cliente e, assim, é possível organizar o plano de atividades de forma mais equilibrada, tendo em vista a produtividade e eficiência máxima do Escritório de Contabilidade.
Mais rigor e transparência
A perda de faturas, erros na introdução de documentos, datas trocadas ou outras gralhas deixam de existir. A informação flui entre sistemas de forma natural, garantindo a coerência da informação e total transparência na relação com os clientes.
Melhor serviço
Com o trabalho de introdução, lançamento e reconciliação de documentos a cargo dos sistemas, os Contabilistas Certificados têm as condições necessárias para prestar um verdadeiro serviço de consultoria de gestão, valorizando assim o seu papel na gestão do negócio das empresas clientes. Obtêm a informação contabilística e financeira sem grande esforço, e podem explorá-la do ponto de vista da gestão estratégica, contribuindo com importantes inputs para a gestão das empresas suas clientes.
Sobre o autor
Mariana Pimentel | Marketing and Corporate Communication na PRIMAVERA Business Software Solutions
Como nativa digital, alio o meu fascínio pela comunicação às potencialidades da tecnologia. Da experiência em jornalismo trouxe os valores do rigor e da fiabilidade da informação e o mestrado na área de Marketing e Comunicação Digital foi a ponta do iceberg de conteúdo que vai crescendo diariamente.
Alio a comunicação ao digital e foi no setor das tecnologias que encontrei a base da objetividade que me permite transmitir mensagens uníssonas e objetivas da atualidade da comunicação empresarial.
