Vivemos tempos de grandes mudanças, seja no nosso quotidiano, seja nas rotinas e nos desafios empresariais. E o setor da contabilidade não é exceção. A verdade é que o ano de 2020 foi um grande teste de resistência e resiliência deste setor que encara um caminho cada vez mais liderado por grandes evoluções: desde a adoção de processos mais digitalizados e automatizados até à adoção de conceitos como a Contabilidade Digital ou o papel de Contabilista Colaborativo.
Aliás, as empresas – e as circunstâncias – demonstraram que o contabilista é um pilar fundamental na gestão e que o futuro exige um novo modelo de trabalho. Ou seja, as empresas esperam, no futuro, encontrar um contabilista colaborativo que seja mais próximo e que as apoie, de forma ainda mais transversal, no negócio.
A Contabilidade Colaborativa e as mudanças
O dia-a-dia de um contabilista, muito provavelmente, não mudou muito nos últimos 15 anos – à exceção da burocracia a dar resposta que tende sempre a aumentar – e a relação com os seus clientes também não.
É uma rotina diária envolvida em papelada e com pouca flexibilidade no local de trabalho. E com rotinas de trabalho muito pesadas – que se repetem todos os meses – sejam os pedidos dos SAF-T aos clientes para lançar as vendas, seja a recolha dos documentos de compras para lançar e dos extratos bancários para fazer a reconciliação bancária.
Além de toda esta repetida rotina burocrática, existem ainda as diversas obrigações fiscais a dar resposta, bem como os vários pedidos de dúvidas dos clientes sobre valores de IVA a pagar ou esclarecimentos de informação sobre balancetes, etc.
E, como ficou comprovado em 2020, apoiar as empresas nos piores momentos (layoff, pedidos de apoio, etc) e estar preparado para as constantes alterações fiscais é a realidade dita “normal” da vida de um contabilista.
Mas tem de ser mesmo assim?
A transformação e os segredos de um contabilista colaborativo
À primeira vista, a resposta à questão anterior seria “quem nos dera que não fosse”, a verdade é que não tem mesmo de ser.
O desafio é grande e, tal como todas as mudanças e transformações, é difícil – mas não é impossível!
Os contabilistas e os escritórios de contabilidade podem (e devem) apostar numa transformação tecnológica e de processos – a muito conhecida “transformação digital”. Esta transformação é essencial para que se tornem contabilistas colaborativos e para que apostem numa nova dinâmica de trabalho e na tecnologia para automatizar processos repetitivos.
#1 Segredo do Contabilista Colaborativo: a tecnologia
O discurso de apoiar ainda mais os clientes e prestar serviços de maior valor acrescentado não pode ser apenas um discurso romântico, tem de ser prático! É este o caminho para o futuro da contabilidade e da gestão, ao qual um escritório de contabilidade digital e colaborativo já consegue dar resposta.
E para isso a tecnologia tem de ser posta em prática.
O discurso de apoiar ainda mais os clientes e prestar serviços de maior valor acrescentado não pode ser apenas um discurso romântico, tem de ser prático! É este o caminho para o futuro da contabilidade e da gestão, ao qual um escritório de contabilidade digital e colaborativo já consegue dar resposta.
E para isso a tecnologia tem de ser posta em prática.
- Automatizar processos que são constantemente repetitivos é essencial – se é repetitivo, é, possivelmente, alvo de erros e tem de ser automatizado.
- Além da automatização de tarefas que são repetidas no tempo, há também a necessidade de evitar a duplicação de trabalho – se um empresário ou um cliente faz um registo, o contabilista não tem de o repetir ou duplicar. É necessária, portanto, esta implementação tecnológica para responder a esta necessidade: seja à duplicação de registos, seja aos erros de introdução.
#2 Segredo do Contabilista Colaborativo: os processos
No entanto, antes da implementação tecnológica, o primeiro passo de qualquer transformação digital é a mudança nos processos.
Neste caso, para se converter num contabilista colaborativo, é importante fazer ajustes nos processos de trabalho, apostando numa relação de maior colaboração com os clientes – seja ao apoiá-los ainda mais, seja potenciar o trabalho como uma verdadeira equipa (onde um processo iniciado pelo empresário pode ser complementado pelo contabilista).
#3 Segredo do Contabilista Colaborativo: a gestão e o valor
A mudança de processos leva-nos a outra questão crucial nesta evolução na adoção de um papel mais colaborativo: onde ficam os processos de gestão e a criação de valor? Se, por um lado, estamos perante um panorama de aceleração dos processos, por outro, também a criação de valor ganha um novo papel e importância reforçada – também pelo impulso da mudança dos processos.
São, no fundo, estes processos de valor – que vão desde os serviços prestados, passando pelo apoio ao cliente, até à capacidade de aliar o know-how às inovações da tecnologia – que estão a marcar o papel do contabilista colaborativo e dos novos escritórios de contabilidade.
A gestão já não tem de ser um processo administrativo e burocrático. Agora, é um processo crucial na criação de valor.
As vantagens de uma transformação para um contabilista colaborativo
Tornar-se num contabilista colaborativo implica a mudança de mindset e de processos internos, a automatização de processos e o aumento da assertividade da proposta de valor oferecida, assente no apoio à gestão.
Vemos, então, reforçada a importância de implementação tecnológica que dê resposta a esta transformação. Assim, é essencial que empresas e contabilistas partilhem um único sistema de informação.
As mudanças do trabalho colaborativo
Um contabilista colaborativo aposta numa maior colaboração com os seus clientes e na utilização de uma plataforma comum com cada um deles.
Ou seja:
- Passam a trabalhar na mesma plataforma, onde a fonte de informação será a mesma.
- Deixam de ter restrições de local, hora ou dispositivo acabam porque passam a trabalhar numa plataforma cloud, quando quiserem, em simultâneo – ou não – e distantes um do outro.• Como empresário e contabilista trabalham na mesma plataforma, ambos contribuem para o mesmo fim – produção de informação e reporte, que gerará conhecimento para melhorar a gestão – e têm acesso à formação – diminuindo interações e pedidos de informação desnecessários e que diminuem a produtividade.
O Contabilista Colaborativo: é o presente e o futuro
O Contabilista Colaborativo e a transformação digital na área da contabilidade é algo inevitável para o sucesso no futuro.
Na PRIMAVERA, lançamos recentemente uma plataforma cloud de contabilidade colaborativa que tem tido uma grande aceitação, tanto de contabilistas como de empresários, que encontram nesta plataforma e no trabalho colaborativo soluções para problemas atuais e oportunidades de evolução.
Assim, esta quase centena de contabilistas que se estão a converter em contabilistas colaborativos está a ganhar:
- Flexibilidade e mobilidade de trabalhar quando e onde quiser;
- Produtividade e eficiência com a automatização de tarefas e diminuição de erros de introdução;
- Maior fidelização de clientes, porque ao incluir o software nos serviços que presta, aumenta a dificuldade à mudança;
- Maior capacidade de prestar serviços de maior valor acrescentado;
- E maior segurança dos dados dos seus clientes, além de acabar com os seus custos de infraestrutura e servidores.
Assim, este paradigma de um contabilista colaborativo não é o futuro: é já uma realidade, no presente. Inscreva-se no evento online gratuito que acontecerá a 23 de julho e conheça mais de perto este conceito.
Sobre o autor
Tiago Costa Lima | SMALL MARKET MARKETING DEVELOPER – PRIMAVERA
Formado em Economia e com master em Marketing e com quase 10 anos de experiência em business development e product management, tenho como principal foco a definição de estratégias de negócio e identificação de oportunidades que impulsionam resultados. Tenho-me focado no desenvolvimento de soluções tecnológicas para pequenas empresas e contabilistas, focadas na cloud e que potenciam a produtividade de ambos.
