A tecnologia é o grande motor na transformação de um escritório de contabilidade. É através dela que é possível dar o salto de um serviço tradicional para um serviço moderno, diferenciador e ágil, que coloca a tónica na consultoria de gestão e não na introdução, lançamento e reconciliação de documentos, no apuramento de impostos, no pagamento de salários e na gestão contabilística de ativos.
Como a tecnologia agiliza os processos?
A contabilidade, estando profundamente relacionada com o registo, a validação e a reconciliação de dados e documentos, consome imenso tempo e está sujeita a erros e incoerências. Nesta Contabilidade dita tradicional, o papel do Contabilista e do escritório de contabilidade está limitado à transmissão de informação fiscal, visto que são necessários esforços extra para efetuar, com rigor e precisão, a comunicação de dados às entidades oficiais.
Mas a tecnologia vem agilizar todos estes processos e atuar de forma benéfica no impulso da eficiência de vários serviços de contabilidade:
Introdução e reconciliação de documentos
Os registos dos documentos de vendas e compras passam ser integrados automaticamente na contabilidade, após a respetiva emissão. Ao utilizar a mesma plataforma de gestão que o cliente, todos os documentos inseridos pelo cliente (cotações, faturas, recibos ou outros documentos de faturação) passam a estar de imediato integrados na contabilidade. Além desta fluidez nativa, existem outros mecanismos de integração que asseguram que o ficheiro SAF-T ou os documentos do e-Fatura são também automaticamente integrados na contabilidade, reduzindo muito consideravelmente o trabalho de introdução e reconciliação de documentos.
Apuramento de impostos e reporting fiscal
Os mecanismos inteligentes hoje disponíveis já permitem que um sistema de gestão inteligente na cloud preencha automaticamente as declarações oficiais e vários modelos declarativos. Par além da emissão, o próprio sistema dispõe de Web services de integração com as plataformas da Segurança Social e da Autoridade Tributária, libertando assim os profissionais de um processo que até agora era demasiado time consuming e muito sujeito a erro.
Processamento salarial
Inteirar-se sobre todas as variáveis com impacto no processamento salarial era outro dos processos muito morosos e delicados, com muitas variáveis em causa. Num modelo tipicamente tradicional era necessário saber qual a quantidade de horas extra a pagar a cada colaborador, avaliar se houve períodos de ausência ou férias, conferir se houve despesas de representação e outros fatores com impacto nos valores a processar. Com o novo modelo colaborativo, são os próprios clientes que registam as faltas, as férias, as ausências ou as despesas no sistema, a informação é integrada automaticamente na contabilidade e refletida na folha de processamento salarial. Tudo de forma automática, sem trabalho administrativo e sem erros.
Validação de dados
Também estão com os dias contados as horas intermináveis de concentração plena a tentar validar onde ocorreu um erro que levou à discrepância de valores. As novas soluções de gestão inteligentes já estão dotadas de algoritmia e mecanismos de machine learning que garantem a exatidão dos números. Esses mecanismos detetam erros e omissões nos padrões habituais e alertam os técnicos para essas situações, evitando que os erros cheguem a ocorrer. Uma vez que a informação está toda interligada, é também possível rastrear um valor até à sua origem, algo que simplifica ao máximo a análise da informação e a compreensão dos números.
Apuramento de resultados
O próprio trabalho de apuramento dos resultados é simplificado com a tecnologia cloud hoje existente. Em vez das deslocações desnecessárias às empresas clientes para prestar contas e apresentar resultados, se optar por tecnologia inteligente os resultados são apurados pelo próprio sistema e em tempo real poderá partilhá-los com os seus clientes. Desta forma, as deslocações são mais esporádicas e poderão ter um propósito mais rentável: apresentar serviços de valor acrescentado para a gestão das empresas clientes.
A tecnologia ideal para entrar na era da contabilidade colaborativa
Os sistemas dotados de algoritmia, inteligência artificial, machine learning, blockchain e outras tecnologias já estão à espreita. E os profissionais do setor terão de estar preparados para surfar essa onda tecnológica e tirar partido dos automatismos disponíveis, em prol de uma maior qualidade e diferenciação dos serviços prestados.
Para tal, entrar na era da contabilidade colaborativa e assumir esta como o modelo de trabalho a adotar implica adotar tecnologia capaz de cumprir alguns requisitos, nomeadamente:
- Cloud native
- Ampla capacidade de integração
- Comunicação entre sistemas em tempo real
- Automatização da introdução e conciliação de documentos
- Mecanismos de validação automática
- Monitorização de indicadores de performance
- Integração com plataformas de reporte fiscal
- Apoio à gestão interna do próprio escritório
- Informação de gestão em tempo real
- Colaboração com os clientes em tempo real
Felizmente já existem plataformas que respondem a estes requisitos, como é o caso do ROSE Accounting Services.
O ROSE Accounting Services é a nova plataforma cloud de contabilidade colaborativa desenvolvida pela PRIMAVERA. Resultado de vários anos de investigação e desenvolvimento e de um investimento de 2,5 milhões de euros, esta plataforma cloud de gestão e contabilidade colaborativa dá resposta às necessidades dos Escritórios de Contabilidade e dos gestores, simultaneamente, facilitando o trabalho conjunto para uma gestão mais ágil e transparente.
Conheça a nova solução da PRIMAVERA para o setor e entre já na nova era da contabilidade colaborativa.
Sobre o autor
Mariana Pimentel | Marketing and Corporate Communication na PRIMAVERA Business Software Solutions
Como nativa digital, alio o meu fascínio pela comunicação às potencialidades da tecnologia. Da experiência em jornalismo trouxe os valores do rigor e da fiabilidade da informação e o mestrado na área de Marketing e Comunicação Digital foi a ponta do iceberg de conteúdo que vai crescendo diariamente.
Alio a comunicação ao digital e foi no setor das tecnologias que encontrei a base da objetividade que me permite transmitir mensagens uníssonas e objetivas da atualidade da comunicação empresarial.
