Fiscalidade

Faturação eletrónica nas empresas fornecedoras do estado: prazos e obrigatoriedades

27 de julho, 2022
Faturação eletrónica nas empresas fornecedoras do estado: prazos e obrigatoriedades

É o dia 1 de janeiro de 2023 que marca a obrigatoriedade de todas as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes de implementar a faturação eletrónica nos contratos públicos.

A implementação obrigatória da Faturação Eletrónica nas empresas fornecedoras do Estado já remete ao ano de 2020, mas apenas em 2023 é que qualquer entidade pública ou empresa do setor privado fornecedora do Estado deverá garantir que tem implementado um sistema de faturação eletrónica, de forma a garantir o cumprimento da lei, imposto pela Diretiva Europeia 2014/55/EU.

Esta Diretiva veio uniformizar os meios e as normas de faturação utilizados em todos os países membros da União Europeia, implementando a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Nota: O Governo adiou pela quinta vez o prazo de aceitação de faturas em PDF. As empresas podem agora utilizar faturas em papel (PDF) por mais 6 meses, depois de o Governo adiar de 30 de junho para 31 de dezembro a data para deixar de as equiparar às faturas eletrónicas, segundo o Despacho n.º 49/2022-XXII.

Faturação Eletrónica: quais são os prazos para a implementação?

A implementação deste novo processo estava calendarizado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, com a fase final agendada para dezembro de 2020, mas o prazo estipulado foi alargado devido à contingência impulsionada pela pandemia da COVID-19.

Com este alargamento do prazo, a nova calendarização passou a ser a seguinte:

  • Desde 1 de janeiro de 2021, entrou em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos para as grandes empresas (empresas que reúnam pelo menos uma destas três condições: acima de 250 funcionários, mais de 50M€ de faturação ou 43M€ de balanço).
  • Até 31 de dezembro de 2022, entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para as Pequenas e Médias Empresas fornecedoras do Estado, para as microempresas também fornecedoras do setor público, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Com esta extensão dos prazos para implementação da fatura eletrónica, as empresas ganham uma maior margem para se preparem para a nova realidade dos contratos públicos.

As vantagens da Faturação Eletrónica

  • Redução dos custos (com papel, tintas, tonners, material de impressão, envio pelo correio).
  • Aumento da produtividade e da eficiência administrativa: com a eliminação de tarefas manuais demoradas associadas ao processamento e envio das faturas.
  • Agilização da relação com os clientes: através do envio eletrónico, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas.
  • Maior rigor dos dados: a automatização do processo reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.
  • Poupança de espaço físico: com a fatura eletrónica deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel, o que promove uma maior eficiência na organização da sua empresa. O arquivo digital é válido por um período de 10 anos, ou seja, o período legal exigido para o efeito.
  • Maior segurança e confidencialidade da informação: a fatura está protegida por mecanismos de segurança e privacidade que cumprem todos os requisitos legais, como por exemplo a assinatura eletrónica.
  • Acessibilidade da documentação: as soluções que recorrem à internet permitem não só emitir como receber e consultar faturas, onde e quando quiser, a partir de um dispositivo com ligação à web.
  • Responsabilidade ambiental: ao dispensar a impressão em papel, contribui para a diminuição do abate de árvores e para a redução das emissões de CO2, tornando-se uma empresa ambientalmente mais responsável.

Sobre o autor

Mariana Pimentel | Marketing and Corporate Communication na PRIMAVERA Business Software Solutions

Como nativa digital, alio o meu fascínio pela comunicação às potencialidades da tecnologia. Da experiência em jornalismo trouxe os valores do rigor e da fiabilidade da informação e o mestrado na área de Marketing e Comunicação Digital foi a ponta do iceberg de conteúdo que vai crescendo diariamente.

Alio a comunicação ao digital e foi no setor das tecnologias que encontrei a base da objetividade que me permite transmitir mensagens uníssonas e objetivas da atualidade da comunicação empresarial.
Autor do artigo:
Mariana Pimentel
Data de criação do artigo:
27 de julho, 2022
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