Um orçamento empresarial é uma das melhores ferramentas de controlo de gestão que um gestor pode ter para acompanhar o desempenho da sua empresa. E o contabilista certificado tem um papel fundamental na sua preparação.
Além de permitir o planeamento de todos os investimentos, receitas e despesas do ano seguinte, obriga a colocar todos esses dados no papel e a realizar as contas da sua viabilidade.
Com o ano de 2021 a aproximar-se, é anda mais importante que todo este planeamento seja assegurado, de forma a tentar controlar os efeitos negativos que a pandemia pode ter no mercado e nas empresas.
Como contabilista, este pode ser um momento importante para apoiar os seus clientes na definição deste plano, posicionando-se como um consultor estratégico para a gestão financeira e que, ao longo do ano, analisa as diferenças face ao planeado e ajuda com conselhos para que esses desvios deixem de existir.
Passos que o contabilista deve trabalhar com os seus clientes antes da definição do orçamento
Antes de iniciar o planeamento de um novo ano, é importante que incentive o seu cliente a fazer uma retrospetiva dos últimos meses através de uma análise detalhada ao negócio.
Desta forma, o empresário saberá ao pormenor as receitas e gastos que teve ao longo do ano, além de conhecer a sazonalidade dos seus produtos ou os possíveis custos surpresa que ocorreram durante o ano.
Após esta análise, incentive o seu cliente a definir objetivos e metas para o ano seguinte, além de decidir como pretende organizar o orçamento da sua empresa (mensal, trimestral, semestral ou anual).
O que deve o seu cliente incluir num orçamento empresarial?
Num orçamento, é importante detalhar todos as receitas e gastos que estão planeados ao longo do ano.
Desta forma, o seu cliente irá conseguir fazer uma previsão detalhada de toda a contabilidade, ajudando a organizar os fundos necessários para cada departamento (Marketing, Recursos Humanos, etc) e investimento.
Explique ao empresário como deve ser elaborado este orçamento e mostre-lhe como as ferramentas de gestão podem facilitar toda a construção e análise deste documento.
Elaborar uma previsão de todas as fontes de receita
Para começar, ajude o seu cliente a analisar os ganhos do ano anterior e a comparar com os objetivos que foram definidos para o ano seguinte.
Desta forma, liste todas as receitas que poderá receber e quantifique os ganhos que espera alcançar.
Definir os custos fixos
Depois de avaliar as receitas, apoie na listagem de todos os gastos fixos que deverão ocorrer ao longo do ano, calendarizando-os de forma a conhecer os períodos onde irão ocorrer.
Alguns custos fixos que poderão ser considerados são:
- Rendas;
- Arrendamento de espaços físicos: escritórios, armazéns;
- Salários;
- Gastos com internet, telefone;
- Seguros;
- Pagamentos de empréstimos;
- Serviços de contabilidade e apoio legal;
- Gastos com hospedagem do site e loja online;
- Licenças;
- Leasing de frota;
- Anuidades em associações do setor;
- Impostos e taxas;
- Avenças.
Definir um orçamento para os custos variáveis
Se há custos que se mantém fixos ao longo ano, existem outros que poderão variar dependendo do projeto ou das necessidades do negócio.
Nestes casos, é importante que defina uma previsão daquilo que pretende gastar em cada uma destas áreas.
Alguns exemplos de custos variáveis são:
- Matérias-primas;
- Custos logísticos;
- Gastos com água, eletricidade e gás;
- Contratação de freelancers ou serviços;
- Deslocações, refeições e eventos;
- Manutenção preventiva de equipamentos e infraestruturas;
- Serviços de marketing;
- Comunicação;
- Publicidade;
- Comissões;
- Consumíveis (papel, material de escritório, etc).
Deixar alguma folga orçamental para custos inesperados
No decorrer da sua atividade, ocorrem sempre custos que são impossíveis de prever com antecedência.
Desta forma, é importante que liberte algum orçamento de forma a cobrir estes imprevistos que possam ocorrer:
- Manutenção curativa de equipamentos, veículos ou instalações;
- Substituição de equipamentos informáticos;
- Multas.
Verificar apoios que se podem enquadrar na realidade da empresa
Com os efeitos negativos da pandemia no mercado, o estado tem lançado várias medidas para apoiar as empresas.
Ajude o seu cliente a analisar os vários programas e apoios disponibilizados, como é o caso das moratórias, linhas de crédito e apoio às rendas comerciais e a avaliar se a empresa se enquadra neste contexto. Pode ainda ter em conta métodos para o ajudar a garantir uma boa tesouraria.
Debater o orçamento com a equipa antes de o finalizar
O orçamento irá ser uma linha condutora para o desempenho da organização no ano seguinte.
Desta forma, é importante que a equipa conheça todos os detalhes e que possa dar alguns inputs que permitam reajustar o orçamento às suas necessidades.
Recomende ao seu cliente a que reúna toda a equipa ou os principais gestores e que apresente o plano definido. Desta forma, evita que hajam pontos operacionais que não estão a ser considerados.
Definir formas de controlo do orçamento ao longo do ano
O acompanhamento e monitorização do cumprimento do orçamento é algo tão importante como a sua correta definição.
Reúna com o empresário e defina métricas que permitam medir com alguma frequência se o orçamento é respeitado ou se há derrapagens.
Desta forma, será mais fácil e rápido analisar possíveis problemas, permitindo reajustar a estratégia para cumprir os objetivos propostos.
Com este documento concluído, o seu cliente terá uma base orientadora para o ano que se avizinha, permitindo que se foque em alcançar os objetivos propostos e garante que o seu papel enquanto Contabilista é o de verdadeiro consultor do negócio, que guia o empresário com base no orçamento anual que foi definido em conjunto.
Sobre o autor
Daniel Santos | Communication Specialist
A Tecnologia e a Contabilidade são as minhas grandes paixões. Cresci na era em que o mundo me entrava pela ponta dos dedos e deixei-me fascinar pelas potencialidades da tecnologia. A isso juntei o meu gosto pelos números e a curiosidade pela Contabilidade, resultando num casamento perfeito. A formação em Tecnologias da Comunicação abriu-me ainda mais os horizontes e desde então não há novidade que me escape à análise crítica.
Nos meus artigos irá encontrar as novidades mais relevantes do mundo do setor da contabilidade e tecnológico, sempre pinceladas com uma dose analítica própria de quem vive para partilhar conhecimento.
