O processamento de salários pode ser uma tarefa complexa e morosa, particularmente se for efetuada de forma manual ou por falta de ferramentas integradas. Além disso, o correto processamento pressupõe o cumprimento de todas as obrigações legais e fiscais, que podem ser uma dor de cabeça.
Mas há uma série de processos administrativos que podem ser facilmente automatizados com tecnologia:
- Cálculo e processamento de salários e contribuições (“Payroll”)
- Gestão contratual
- Registo e aprovação de despesas
- Gestão da ficha do funcionário
- Aprovação de faltas, férias, horas extra em tempo real
Com recurso às melhores práticas, o departamento administrativo pode inovar processos, reduzir a carga administrativa e transmitir aos colaboradores que a organização é transparente e preocupada com o bem-estar de cada um. Para tal, deve ter em conta algumas dicas:
1. Aposte na automatização de processos administrativos
A área de gestão administrativa é abundante em processos, que vão desde o momento do processamento de salários até à gestão dos contratos dos colaboradores. Geralmente, estes processos envolvem múltiplos dados, informação crítica e um número infinito de operações minuciosas, que exigem grande detalhe, precisão e rigor.
Atualmente, grande parte deste trabalho administrativo pode ser automatizado, com recurso a soluções tecnológicas especificamente desenhadas para simplificar e agilizar a gestão.
2. Defina um período de tempo
No que respeita ao pagamento de salários é importante determinar um dia específico para evitar eventuais erros processuais. Esta prática não só evita a desorganização do departamento Administrativo, como reduz a insatisfação dos colaboradores da empresa. Para minimizar erros e evitar duplicações de processos, o ideal será definir e manter um período fixo mensal para o processamento de salários.
3. Mantenha-se informado de todos os requisitos legais e fiscais
Estar atento às mudanças, às alterações legais e fiscais que podem ocorrer é fundamental para não incorrer em multas por incumprimento ou desrespeito de prazos. Tais erros refletem-se diretamente na performance da empresa.
4. Implemente soluções de software para o processamento de salários
O recurso a software que diminui a carga administrativa e liberta recursos para outras tarefas e funções oferece maior agilidade e rigor no processamento de salários, reduzindo a probabilidade de erro. Processar salários pode ser simples, rápido e seguro com as ferramentas certas.
O que ter em conta na escolha de um software para o processamento salarial?
As soluções são variadas: desde um simples ficheiro excel, até soluções de software mais específicas. Mas escolher a que melhor se adapta a cada negócio pode ser um desafio. Na hora de escolher o melhor software para o processamento salarial é essencial ter em consideração vários aspetos:
1. Flexibilidade das ferramentas e a facilidade de configuração
As ferramentas que oferecem a liberdade de trabalhar de forma assíncrona e simultânea são o braço direito para a produtividade. Ao escolher uma solução cloud e flexível, não tem de ficar à espera que uma tarefa termine para iniciar outra. Poderá avançar com outras tarefas enquanto o sistema executa as tarefas anteriores.
2. Autonomia no trabalho
Opte pela flexibilidade de ter um sistema de processamento salarial que lhe oferece total autonomia nas tarefas realizadas. Esta flexibilidade permite que as empesas e os utilizadores sejam mais autónomos no tratamento de algum cenário particular ou mais específico.
3. Adaptação às necessidades
Ter a capacidade de ter uma ferramenta que se adapta às necessidades de cada empresa é, não só uma forma de agilizar o trabalho administrativo, mas também uma grande vantagem competitiva. Ao responder a cada necessidade de forma personalizada, os processos fluem muito mais rápido.
4. Automatização de processos e minimização do trabalho manual e repetitivo
Escolha uma solução que permita que o processamento salarial fique disponível automaticamente após a ativação dos contratos do colaborador, sem necessidade de ordens de processamento. Todas as alterações mensais (renovações de contratos, alterações legais e fiscais, férias, ausências ou remunerações pontuais) devem estar refletivas automaticamente no processamento, evitando, assim, o trabalho manual e repetitivo.
5. Transparência e rigor
No processamento salarial e na consulta das informações, deve ter acesso, por exemplo, ao conjunto de variáveis que são usadas no processamento salarial e que auxiliam a compreensão dos valores, a uma visão detalhada das remunerações e deduções apuradas ou à identificação da origem dos retroativos. Tudo isto torna ais simples responder a dúvidas dos clientes sobre o processamento salarial, compreendendo as parametrizações efetuadas e as regras por trás dos cálculos da aplicação.
Mas não basta cumprir estes requisitos que oferecem vantagens inegáveis às empresas. Numa perspetiva técnica e funcional, o sistema de processamento salarial deve responder, obrigatoriamente, aos seguintes pontos:
- Processamentos automáticos;
- Geração automática das Declarações Oficiais;
- Informação sobre os colaboradores sempre atualizada;
- Registos automáticos;
- Recibos detalhados com toda a informação que originou os valores processados;
- Gestão dos diferentes benefícios dos colaboradores: Férias, Subsídio de férias, Subsídio de Natal, Banco de Horas ou Descanso complementar, entre outros;
- Relatórios de gastos com pessoal;
- Cálculo automático de retroativos.
A solução que garante um processamento salarial rápido e rigoroso
Se, por um lado, o fenómeno da transformação digital conduziu a novas tendências e novas oportunidades para o tecido empresarial, por outro, trouxe consigo novos desafios que obrigaram à sua adaptação ao novo paradigma de negócios.
Estes novos desafios convidam as organizações a tirar o máximo partido de ferramentas que ajudem a otimizar processos empresariais e, consequentemente, resultados.
No que diz respeito ao processamento de salários não é diferente. O recurso a software que diminui a carga administrativa e liberta recursos para outras tarefas e funções oferece maior agilidade e rigor no processamento de salários, reduzindo a probabilidade de erro.
Com a solução de processamento de salários do ROSE Accounting Services é mais simples, rápido e seguro processar salários, remunerações e contribuições em larga escala.
Processamento de salários no ROSE Accounting Services
Aumentar a produtividade e o rigor da informação é mais simples. Em apenas alguns segundos processa os vencimentos de todos os colaboradores, emite e envia os recibos e a informação fica automaticamente registada na contabilidade. Mas não só. Com o ROSE AS é possível:
- Importar dados de colaboradores e de contratos a partir de ficheiros excel
- Agilizar a criação de contratos a partir de modelos predefinidos
- Usufruir de uma gestão intuitiva dos diferentes benefícios dos colaboradores
- Calcular automaticamente os retroativos
- Gerar automaticamente as Declarações Oficiais
- Consultar informações detalhadas do processamento salarial
- Aceder a um editor de fórmulas para criar fórmulas ajustadas às diferentes necessidades
- Enviar recibos e declaração de rendimentos aos colaboradores por e-mail
- Executar as tarefas de forma assíncrona
- Integrar valores do processamento salarial na Contabilidade e Tesouraria
- Explorar indicadores relevantes no processamento salarial, que permitem rapidamente analisar a taxa de absentismo, o turnover, a evolução salarial, entre outras métricas
- Contínua atualização legal e fiscal.
Tudo o que precisa numa única plataforma colaborativa. Processamentos automáticos, gestão os benefícios dos colaboradores e geração automática das declarações oficiais num só local. Conheça o ROSE Accounting Services!
